Każdy, kto choć raz musiał uregulować sprawy majątkowe po zmarłym bliskim, wie, jak skomplikowana i wieloetapowa była to do tej pory procedura. Uzyskanie aktu poświadczenia dziedziczenia u notariusza stanowiło zaledwie połowę sukcesu. Z tym dokumentem w ręku spadkobierca musiał udać się do sądu wieczystoksięgowego, wypełnić trudne dla laika formularze urzędowe, uiścić opłatę na właściwy rachunek i czekać miesiącami na wpis. W tym czasie obrót odziedziczoną nieruchomością był utrudniony, a stan prawny w księgach – nieaktualny. Nowe przepisy, które właśnie zostały uchwalone, mają ten proces radykalnie uprościć i przyspieszyć, czyniąc z kancelarii notarialnej punkt kompleksowej obsługi spraw spadkowych.
Uchwalona 21 listopada 2025 roku ustawa o zmianie ustawy – Prawo o notariacie oraz ustawy o księgach wieczystych i hipotece wprowadza mechanizm, na który środowiska prawnicze i sami obywatele czekali od lat. Kluczową zmianą jest umożliwienie składania przez spadkobierców lub zapisobierców windykacyjnych wniosków o wpis w księdze wieczystej bezpośrednio u notariusza. Cała procedura odbywać się będzie przy użyciu systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe. Oznacza to, że fizyczna wizyta w sądzie przestaje być koniecznością, a ciężar biurokratyczny zostaje zdjęty z barków obywatela i przeniesiony na profesjonalistę, jakim jest rejent.
Do tej pory system działał w sposób archaiczny. Notariusz sporządzał akt poświadczenia dziedziczenia, który potwierdzał, kto jest spadkobiercą, ale nie miał narzędzi, by automatycznie zaktualizować wpisy w księgach wieczystych nieruchomości wchodzących w skład spadku. Obywatel wychodził z kancelarii z aktem w ręku i często zapominał lub odwlekał moment złożenia wniosku do sądu. Efektem była rozbieżność między stanem rzeczywistym a tym ujawnionym w rejestrach państwowych. Nowe przepisy, oparte na projekcie rządowym o numerze UD171, likwidują tę lukę, tworząc spójny i szczelny system aktualizacji danych o właścicielach.
Mechanizm działania nowych regulacji jest precyzyjnie opisany. Po sporządzeniu aktu poświadczenia dziedziczenia, na wyraźny wniosek spadkobiercy, notariusz sporządzi specjalny protokół. Dokument ten będzie zawierał wniosek o wpis prawa własności, użytkowania wieczystego lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w odpowiedniej księdze wieczystej. Co istotne, w protokole znajdzie się również oświadczenie spadkobierców o znanych im nieruchomościach położonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, które wchodzą w skład spadku. To rozwiązanie wymusza na spadkobiercach uporządkowanie wiedzy o majątku, a notariuszowi daje podstawę do działania.
Z perspektywy przeciętnego Kowalskiego najważniejszym aspektem nowelizacji jest wygoda i bezpieczeństwo prawne. Dotychczasowe formularze sądowe (słynne druki KW-WPIS) były zmorą dla osób nieposiadających wykształcenia prawniczego. Błędne wypełnienie rubryki, pomyłka w numerze księgi czy złe oznaczenie udziałów w spadku skutkowały zwrotem wniosku przez sąd, koniecznością jego poprawiania i wydłużeniem całej procedury o kolejne tygodnie lub miesiące. Teraz za poprawność formalną wniosku odpowiadać będzie notariusz, który zawodowo zajmuje się obrotem nieruchomościami.
Ustawodawca wprowadził do Prawa o notariacie nowy artykuł 95ga oraz rozszerzył artykuł 95j. Przepisy te dają notariuszom umocowanie do weryfikacji dokumentów i składania wniosków online. Warto podkreślić, że system teleinformatyczny jest znacznie szybszy niż tradycyjny obieg dokumentów papierowych. Wnioski składane drogą elektroniczną trafiają do sędziów i referendarzy sądowych niemal natychmiast, co powinno znacząco skrócić czas oczekiwania na wpis. To kluczowe zwłaszcza w sytuacji, gdy spadkobiercy planują szybko sprzedać odziedziczone mieszkanie. Bez uregulowanego wpisu w dziale II księgi wieczystej (własność), sprzedaż jest co prawda możliwa, ale w praktyce znacznie trudniejsza i często mniej korzystna cenowo, gdyż kupujący obawiają się nieuregulowanego stanu prawnego.
Nowelizacja nakłada na notariuszy również obowiązki fiskalne, co jest kolejnym ułatwieniem dla obywatela. Zgodnie ze zmienionym artykułem 7 paragraf 2 Prawa o notariacie, rejent będzie miał obowiązek pobrać od strony czynności notarialnej stosowną opłatę sądową od wniosku o wpis w księdze wieczystej. Spadkobierca ureguluje więc wszystkie należności w jednym miejscu – w kancelarii notarialnej – płacąc kartą lub przelewem, bez konieczności szukania numerów kont właściwych sądów rejonowych i robienia osobnych przelewów tytułem opłat sądowych.
Projekt ustawy, za którego opracowanie w Ministerstwie Sprawiedliwości odpowiadali wiceministrowie Zuzanna Rudzińska-Bluszcz oraz Arkadiusz Myrcha, ma również drugie dno – systemowe. Polskie wydziały wieczystoksięgowe od lat borykają się z przewlekłością postępowań. W dużych miastach na wpis czeka się niekiedy nawet rok. Przeniesienie ciężaru przygotowania i wstępnej weryfikacji wniosku na notariuszy ma odciążyć sekretariaty sądowe i referendarzy. Wniosek złożony przez notariusza jest z założenia poprawny formalnie, kompletny i opłacony, co pozwala sądowi na jego błyskawiczne procedowanie bez konieczności wzywania wnioskodawcy do uzupełniania braków.
Warto zwrócić uwagę na istotną zmianę w artykule 36 ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Do tej pory notariusze mieli obowiązek jedynie "zawiadamiania" sądu o zmianie właściciela. Było to działanie połowiczne – sąd otrzymywał informację, że właściciel zmarł i są nowi spadkobiercy, ale nie stanowiło to podstawy do dokonania wpisu. W efekcie w księgach wieczystych często latami widniały osoby nieżyjące, mimo że sądy miały wiedzę o ich śmierci. Nowe przepisy znoszą obowiązek tego "pustego" zawiadamiania w sytuacji, gdy notariusz składa konkretny wniosek o wpis. To przejście od biernego informowania do aktywnego aktualizowania rejestru.
Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Księgi wieczyste w Polsce korzystają z tak zwanej rękojmi wiary publicznej. Oznacza to domniemanie, że stan prawny ujawniony w księdze jest zgodny z rzeczywistością. Jeśli w księdze jako właściciel wpisana jest osoba zmarła, a faktycznymi właścicielami są spadkobiercy, rękojmia ta jest fikcją. Szybka aktualizacja wpisów dzięki nowym uprawnieniom notariuszy przywróci księgom ich podstawową funkcję – wiarygodnego źródła informacji o tym, do kogo należy dana nieruchomość. Transparentność ta jest kluczowa nie tylko dla potencjalnych kupców, ale także dla banków udzielających kredytów hipotecznych czy gmin naliczających podatki od nieruchomości.
Jakie nieruchomości obejmą zmiany?
Zakres przedmiotowy ustawy jest szeroki i obejmuje większość sytuacji, z jakimi spotykają się polskie rodziny. Procedura notarialnego wnioskowania o wpis dotyczy trzech głównych kategorii praw. Po pierwsze, jest to pełne prawo własności nieruchomości, czyli najczęstszy przypadek dziedziczenia domu czy działki. Po drugie, ustawa obejmuje prawo użytkowania wieczystego. Warto w tym miejscu wyjaśnić, że użytkowanie wieczyste to specyficzne prawo rzeczowe, które w praktyce jest zbliżone do własności, ale formalnie grunt pozostaje własnością Skarbu Państwa lub samorządu, a użytkownik (w tym przypadku spadkobierca) posiada budynki i korzysta z gruntu przez określony czas, zazwyczaj 99 lat. Mimo trwających procesów przekształceniowych, prawo to nadal funkcjonuje w obrocie i również podlega dziedziczeniu.
Trzecią, niezwykle istotną kategorią, jest spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Mimo że potocznie nazywamy je "własnościowym mieszkaniem", z prawnego punktu widzenia jest to ograniczone prawo rzeczowe. Wiele takich lokali posiada założone księgi wieczyste (co jest warunkiem koniecznym np. do wzięcia kredytu na ich zakup). Nowe przepisy pozwolą na szybkie ujawnienie spadkobierców również w księgach prowadzonych dla mieszkań spółdzielczych, co jest doskonałą wiadomością dla milionów Polaków mieszkających w zasobach spółdzielni mieszkaniowych.
Należy jednak pamiętać o pewnych uwarunkowaniach historycznych, które ustawa również adresuje. Możliwość złożenia wniosku obejmie także spadkobierców dziedziczących z ustawy gospodarstwo rolne w przypadku spadków otwartych przed 14 lutego 2001 roku. To ważny szczegół dla mieszkańców wsi, gdzie sprawy spadkowe często ciągną się pokoleniami. Notariusz będzie miał teraz narzędzia, by zbadać i ustalić, czy w skład spadku wchodzą nieruchomości należące do spadkodawcy, a następnie – na żądanie klienta – wyprostować ich stan prawny w rejestrach.
Koszty i terminy, czyli kiedy skorzystamy z ułatwień
Zgodnie z zapisami końcowymi, ustawa wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia. Biorąc pod uwagę datę uchwalenia (listopad 2025), realnie nowe przepisy zaczną funkcjonować w pierwszym kwartale 2026 roku. Ten trzymiesięczny okres vacatio legis jest niezbędny, aby Ministerstwo Sprawiedliwości mogło dostosować systemy teleinformatyczne, a notariusze – przygotować swoje kancelarie do nowych obowiązków. Warto zauważyć, że Rada Ministrów przyjęła projekt tej ustawy już 1 lipca 2025 roku, co świadczy o determinacji rządu w cyfryzacji procedur sądowych.
Dla obywatela skorzystanie z nowej ścieżki będzie wiązało się z dodatkową taksą notarialną za sporządzenie protokołu i złożenie wniosku, jednak koszty te będą prawdopodobnie rekompensowane przez oszczędność czasu i brak konieczności korzystania z pomocy prawników przy wypełnianiu wniosków sądowych. Sam koszt wpisu sądowego (obecnie stała opłata, która trafia do budżetu państwa) pozostaje bez zmian, zmienia się jedynie podmiot, który go inkasuje i przekazuje dalej.
Wprowadzone zmiany to krok w stronę nowoczesnego państwa, w którym urzędowe procedury podążają za obywatelem, a nie odwrotnie. Skupienie wszystkich formalności spadkowych w jednym miejscu – kancelarii notarialnej – to standard, który w wielu krajach zachodnich funkcjonuje od lat. Polska dołącza do tego grona, eliminując jeden z najbardziej uciążliwych reliktów biurokracji sądowej. Dla spadkobierców oznacza to, że czas żałoby nie będzie już musiał być dzielony na godziny spędzone w sądowych korytarzach, a przejęcie majątku po bliskich stanie się procedurą szybką, bezpieczną i pozbawioną zbędnych formalności.