Prace dostosowawcze na potrzeby najemców powierzchni biurowych

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność polegającą na wynajmie powierzchni biurowych kontrahentom handlowym, często decydują się na przystosowanie wynajmowanych powierzchni do konkretnych potrzeb wynajmujących. W szczególności, gdy wynajmowane powierzchnie są dzielone lub łączone w celu wyodrębnienia powierzchni wynajmowanej nieruchomości.
Zakres prac dla poszczególnych najemców może być bardzo różny. Zdarzają się zmiany o niewielkim zakresie, zazwyczaj jednak prace aranżacyjne i dostosowawcze powodują całkowitą zmianę układu pomieszczeń w danym lokalu. Wartość realizowanych prac jest wtedy z reguły znaczna, przekracza 3500 zł.

Rozliczenie tego typu prac może następować w różny sposób, w szczególności:

- najemca może wykonywać prace na własny koszt, a następnie wynajmujący zwraca najemcy koszty prac do określonej kwoty na podstawie faktur wystawionych przez najemcę lub podmioty pracujące dla najemcy;

- wynajmujący zleca najemcy wykonanie prac za co wypłaca mu wynagrodzenie;

- prace są wykonywane przez wynajmującego na jego koszt do ustalonej kwoty, natomiast powyżej ustalonej kwoty pokrywa najemca na podstawie wystawionej mu faktury VAT.

Zakres prac zależy od przedstawionych przez najemcę wymagań, wielkości wynajętej powierzchni i ustaleń umownych między stronami.

Prace mogą polegać na demontażu i montażu ścianek kartonowo-gipsowych, ścianek modułowych, odświeżeniu ścian wraz z ewentualnymi naprawami tych ścian (szpachlowanie, gipsowanie itp.), wymianie żaluzji, pokryć podłogowych bądź zmianie wykładzin na panele, wyrównaniu zniszczonej posadzki, zdemontowaniu i zamontowaniu sufitów podwieszanych, likwidacji, montażu lub przesunięć układu instalacji technicznych (oświetlenie, elektryczność, okablowanie informatyczne, klimatyzacja, ogrzewanie, instalacja przeciwpożarowa) ich opraw i zabezpieczeń, demontażu, montażu stolarki drzwiowej, naświetli, przeszkleń, montażu szaf wnękowych, wymianie armatury w łazienkach, kuchniach, wymianie glazur, terakot itp. lub innego wyposażenia łazienek jak lustra, podajniki na papier. Ostatecznie prace kończy załadunek i wywóz gruzu i utylizacja innych odpadów budowlanych oraz sprzątanie po pracach aranżacyjnych.

Do tego są również ponoszone koszty planowania prac i zarządzania (nadzoru i kontroli nimi). Zazwyczaj pojawia się też konieczność wykonania projektów wykonawczych i powykonawczych (dotyczących samych prac, jak i zmian w poszczególnych instalacjach, np. przeciwpożarowej, sanitarnej, klimatyzacji).

Prace aranżacyjne i dostosowawcze wynajmowanych powierzchni dla potrzeb poszczególnych najemców u podatników prowadzących działalność polegającą na wynajmie powierzchni są działaniami przeprowadzanymi często i dotyczą w zasadzie wszystkich najemców, a specyfika najmu powierzchni biurowych powoduje, że występują nawet kilka lub kilkanaście razy w roku.

Aranżacje ulegają zmianom, zniszczeniu i wymianom, a na ich miejscu pojawiają się inne nowe lub zmienione. Najczęściej elementy techniczne są zastępowane elementami spełniającymi takie same funkcje, z uwzględnieniem tylko postępu technicznego.

Pierwsze prace we wnętrzach, czyli dostosowanie dla potrzeb nowego klienta, muszą być określone jako prace modernizacyjne odbywające się w surowym wnętrzu. W tych okolicznościach całość robót powiększa wartość początkową budynku jako środka trwałego. Natomiast kolejne prace wykonywane w budynku nie stanowią ulepszeń w rozumieniu ustaw o podatku dochodowym. Wydatki na te prace dla celów podatkowych stanowią koszty uzyskania przychodu.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j.: Dz.U. z 2011 r., nr 74, poz. 397 ze zm.) oraz ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z przepisami ww. ustaw nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przepisy ustawy podatkowej dokonują jednocześnie podziału kosztów na koszty bezpośrednio związane z przychodami i koszty pośrednie (koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami). Jako koszty pośrednie przyjmowane są przede wszystkim koszty funkcjonowania podatnika, a których ponoszenie jest związane z prowadzeniem działalności. Wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów, obciąża podatnika, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na ulepszenie środków trwałych, powiększają one wartość środków trwałych stanowiącą podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3 500 zł. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3 500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Podkreślenia wymaga fakt, że o tym, czy poniesione nakłady stanowią wydatki na remont bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, czy też będą uznane za nakłady na ulepszenie środka trwałego i będą podlegały odpisom amortyzacyjnym odnoszonym w koszty sukcesywnie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, decyduje zakres przeprowadzonych robót.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiują pojęć: przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji, modernizacji, remontu. Z uwagi na powyższe należy odwołać się do definicji zawartej w ustawie z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j.: Dz.U. z 2010 r. nr 243, poz. 1623 ze zm.) oraz do piśmiennictwa i orzecznictwa sądów administracyjnych.

W myśl prawa budowlanego remontem jest wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym. Istotą remontu są więc wszelkie działania przywracające pierwotny stan techniczny i użytkowy środka trwałego, następujące w toku eksploatacji środka i będące wynikiem tej eksploatacji (zużycia) nie zwiększające jego wartości początkowej.

W oparciu o piśmiennictwo i orzecznictwo sądów administracyjnych należy przyjąć, że z ulepszeniem (inwestycją) mamy do czynienia, gdy następuje:

- przebudowa polegająca na zmianie (poprawieniu) struktury wewnętrznej istniejącego stanu środka trwałego,

- rozbudowa, tj. powiększenie (rozszerzenie) składników majątkowych, w szczególności budynków i budowli, linii technologicznych itp.,

- rekonstrukcja będąca odtworzeniem (odbudowaniem) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych,

- adaptacja, tj. przystosowanie (przerobienie) składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu, niż ten, do którego był pierwotnie przeznaczony, albo nadanie mu nowych cech użytkowych,

- modernizacja, tj. unowocześnienie środka trwałego w takie urządzenia lub cechy, których wcześniej nie miał, a które są wytworem nowszej myśli technicznej.

Aby poniesione wydatki zakwalifikować do ulepszenia środka trwałego, wystarczy stwierdzenie, że występuje chociażby jeden z elementów ulepszenia (przebudowa - istotna zmiana struktury wewnętrznej obiektu już istniejącego bez zwiększenia powierzchni (kubatury), rekonstrukcja - ponowna budowa obiektu w rozumieniu odtworzenia obiektu, adaptacja - jako przystosowanie obiektu do nowej funkcji, której do tej pory nie spełniał, modernizacja - unowocześnienie w rozumieniu uzupełnienia obiektu o nowe elementy składowe).

Różnica między nakładami na remont, a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega na tym, że pierwsze z nich zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości użytkowej środków trwałych a drugie - do podjęcia, czy rozszerzenia działalności w drodze budowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, powodującej istotną zmianę cech użytkowych. Nie każda jednak wymiana zużytych elementów środka trwałego na nowe z zastosowaniem nowocześniejszych materiałów jest ulepszeniem.

Przy ocenie wydatków, czy są to wydatki na remont - należy brać pod uwagę zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą i postęp techniczny, mające wpływ na sposób i środki realizowania robót tym pojęciem objętych.

Z powyższego wynika, że przed zakwalifikowaniem określonych wydatków do remontu wskazane jest każdorazowo w stosunku do konkretnego środka trwałego, szczegółowe przeanalizowanie zakresu rzeczowego wykonywanych robót, w tym porównanie ich do stanu istniejącego na podstawie dokumentacji technicznej, a w przypadku wątpliwości co do prawidłowej kwalifikacji poniesionych wydatków, należy oprzeć się na opinii biegłego do spraw budowlanych, który w oparciu o stosowne dokumentacje i oględziny wypowie się, co do charakteru poniesionych nakładów.

Zatem opisane prace wykonywane w związku z wynajmem powierzchni biurowych nie stanowią modernizacji środka trwałego, ale mają charakter remontów i związane są z potrzebą dostosowania lokali użytkowych do wymagań najemców, a zatem mają na celu uzyskanie przychodu.

Opisane we wniosku prace adaptacyjne i ulepszeniowe dotyczą napraw oraz konserwacji niezbędnych dla zapewnienia właściwego (z uwzględnieniem postępu technicznego) stanu technicznego i eksploatacyjnego przedmiotu umowy najmu, zwłaszcza utrzymania powierzchni biurowych w stanie wynikającym z normalnego użytkowania, a więc wykonywane prace nie spowodują wzrostu wartości użytkowej środków trwałych. Powyższe argumenty przesądzają o tym, że opisane prace można traktować jako prace remontowe.

W konsekwencji, poniesienie wydatków na prace mające charakter odtworzeniowy, przywracający jedynie pierwotną zdolność użytkową środka trwałego uprawnia do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie wystąpią: przebudowa, rozbudowa, adaptacja, modernizacja środka trwałego.

Uznanie wydatków na prace wykonywane w związku z wynajmem powierzchni biurowych za koszty pośrednie oznacza, iż podlegają one potrąceniu w dacie poniesienia, a więc w dniu, na który ujęto taki koszt w księgach rachunkowych na podstawie odpowiedniego dowodu księgowego. Z taką interpretacją zgadzają się też organy podatkowe.

#

Chcesz wynająć biuro? Odwiedź Domiporta.pl i sprawdź oferty

Inetersuje Cię wynajem magazynu? Zobacz ogłoszenia w naszym serwisie

Więcej o: