Protokół zdawczo-zbiorczy - co to jest i dlaczego warto go spisać

Protokół zdawczo - zbiorczy powinien być integralną częścią każdej umowy najmu nieruchomości. Przy takiej bowiem umowie jedna ze stron powierza drugiej do użytkowania swój majątek, niejednokrotnie o dużej wartości. Dokument ten powinien zawierać precyzyjny opis powierzonego majątku, nawet jeżeli przedmiotem najmu jest zupełnie pusty lokal.
Protokół zdawczo-zbiorczy - co to jest i dlaczego warto go spisać?

Protokół zdawczo - odbiorczy powinien być integralną częścią każdej umowy najmu nieruchomości. Przy takiej bowiem umowie jedna ze stron powierza drugiej do użytkowania swój majątek, niejednokrotnie o dużej wartości. Zrozumiałym jest, że będzie się on w czasie trwania umowy zużywał i ten fakt powinien być uwzględniany w czynszu. Z drugiej zaś strony, stan tego majątku decyduje o jakości życia najemcy. Obie strony umowy najmu są w tej sytuacji zainteresowane dokładnym przygotowaniem protokółu zdawczo-odbiorczego.

Dokument ten powinien zawierać precyzyjny opis powierzonego majątku, nawet jeżeli przedmiotem najmu jest zupełnie pusty lokal. Ten pusty lokal ma jednakże okna, drzwi, podłogi czy baterie w kuchni i łazience i inne urządzenia zamontowane na stałe. Może być też w tzw. stanie deweloperskim, zaś jego wykończenie powierzone najemcy. I tu trzeba dokładnie uregulować w umowie co będzie z zainstalowanymi urządzeniami po zakończeniu umowy. Dodatkowo w protokole powinny znaleźć się spisane stany wszystkich liczników na dzień wydania lokalu, a przy zakończeniu umowy najmu ponownie na dzień oddania lokalu.

Najem lokalu w stanie deweloperskim

Taka sytuacja występuje stosunkowo rzadko, ma ona miejsce najczęściej przy wynajmie lokali użytkowych w nowo powstałych budynkach na okres kilku lat. Umowa powinna dokładnie określać w jakim zakresie prace zostaną wykonane i jakie sprzęty zamontowane. Często nakłady poniesione przez najemcę na elementy trwale związane z lokalem wiążą się z wynegocjowanymi wakacjami czynszowymi lub okresową jego obniżką, więc będą one należały do właściciela lokalu. Natomiast najemca, wyposaża lokal na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej na własny koszt. W celu uniknięcia konfliktów przy przedłużaniu lub rozwiązywaniu umowy najmu, bardzo ważne jest określenie wszystkich tych elementów zarówno w umowie jak i w protokole zdawczo - odbiorczym.

Najem pustego lecz wykończonego lokalu

Jeżeli powierzamy najemcy pusty lokal - ale wykończony z białym montażem i jest to lokal szykowany od razu pod wynajem, dobrze jest mieć rachunki, gwarancje, faktury dotyczące wykończenia lokalu. Dla wynajmującego jest to dowód poniesionych kosztów. Przyda się dla fiskusa, jeżeli zechcemy dochody z najmu rozliczać wg zasad ogólnych pozwalających na odliczanie od dochodu poniesionych nakładów. Jeżeli lokal wykończy najemca - tym bardziej powinien trzymać na to dowody. Ponadto faktury związane są z gwarancjami na elementy wyposażenia. A w protokole zdawczo-odbiorczym w pierwszej kolejności należy wymienić i opisać urządzenia zamontowane trwale - np. wanna, kabina prysznicowa, szafa wnękowa, podłogi, drzwi, glazura itp.

Lokal z meblami i sprzętami

Jeżeli przekazywany najemcy lokal jest w pełni wyposażony - również w meble, sprzęty AGD, meble, sprzęt elektroniczny np. radio telewizor itp. - rola protokołu zdawczo-odbiorczego rośnie. Po trwałym wyposażeniu należy wyszczególnić i opisać wyposażenie ruchome np.: chłodziarka marki , sprawna, nabyta w roku itd. Podobnie opisać należy pralkę, kuchenkę itd. Jeżeli sprzęt nadaje się do użytku, ale np. jest zniszczony można i te informację zamieścić w protokole np. "uszkodzona politura stolika", czy "odpryski emalii na pralce" - lub "umywalka z pęknięciem". To ważne przede wszystkim dla najemcy, żeby nie musiał pokrywać kosztu usuwania szkód, których nie spowodował. Oprócz opisu warto dołączyć zdjęcia lokalu i sprzętów. W umowie najmu należy też określić kto odpowiada za naprawy (zazwyczaj najemca) lub kto kupuje sprzęt, jeżeli nie będzie się nadawał do naprawy i na jakich warunkach może być przekazany.

Jeżeli przedmiotem najmu jest tez garaż, piwnica czy komórka - i te pomieszczenia oraz ich wyposażenie należy opisać.

Nie "oszczędzaj"

Nieruchomości są drogie, więc przy transakcjach czy to sprzedaży czy najmu chcemy minimalizować koszty. "Oszczędzamy" rezygnując z umów notarialnych przy transakcjach z deweloperem, "oszczędzamy" próbując sprzedać lub kupić nieruchomość samodzielnie czy ją wynająć. "Oszczędzamy" też tworząc samodzielnie umowy ściągając je z Internetu lub korzystając z umów zawieranych przez znajomych. Ściągamy wzorce nie zdając sobie sprawy, że podpisywana umowa dotyczy konkretnej nieruchomości i konkretnych kontrahentów o indywidualnych potrzebach. Te oszczędności w wielu przypadkach przynoszą straty. Jak widać z powyższego - przygotowanie protokółu zdawczo - odbiorczego, który jest przecież tylko jednym z elementów umowy najmu nie jest łatwe.